Det här är ett tvådelat blogginlägg om ämnet Mötesteknik. Det är ett stort och brett område som innefattar många olika delar. Jag kommer att gå igenom alla dessa delar och vad man bör tänka på för att det ska bli så bra som möjligt. Oavsett om det är en enklare lösning eller en komplex installation.
Vi på Midcon har jobbat med att leverera mötesteknikslösningar till våra kunder ända sedan overheadapparaten rullades in i konferensrummen. Vi har genom åren samlat på oss en stor mängd kunskap som gör att vi kan hjälpa er att välja utrustning som är rätt för just ert behov.
Mikrofon
Först ut är mikrofonen. En väldigt viktig del som är allt ifrån att en användare sitter själv med sin dator till ett stort konferensrum med fast installerade mikrofoner. Det visar sig att ljudupptagningen är den största bidragande faktorn till att användarna får en negativ upplevelse av mötets kvalité. Vilket många fick erfara i början av pandemin när Teamsmöten blev vardag.
Det som gör detta svårbedömt är ju faktiskt att mikrofonen är till för motparten och inte för dig. Så det är inte alls säkert att du får reda på huruvida din mikrofon är bra eller dålig. Skrapande och burkigt ljud är allt för vanligt och kan skapa stor irritation.
Ett bra tips för att testa mikrofonkvalitén är att köra ett testsamtal i Teamsklienten, då får du en bra bild av ljudupptagningen. Eller varför inte ringa en kollega och hjälpa varandra med att lyssna av.
När det gäller fasta mikrofoners placering, så finns det generellt tre alternativ; vägg, tak och bord.
Väggmonterad mikrofon är det allra enklaste alternativet och återfinns oftast i en kombinationsenhet, en så kallad soundbar, som dessutom innehåller kamera och högtalare. Ett oslagbart enkelt alternativ och lämpar sig generellt för ett avstånd upp till ca 4 meter från mikrofonen.
Tak och bordsmikrofoner lämpar sig för stora och medelstora rum. Installationsmässigt så är det ingen skillnad rent kostnadsmässig så länge det finns ett innertak, vilket det oftast gör. Kvalitetsmässigt så står takmikrofonen ut i positiv bemärkelse, då skrammel och slammer från kaffekoppar, pennor, snusdosor och tangenter inte påverkar i lika stor utsträckning som det gör med en bordsmikrofon.
Men det är inte bara tekniken i sig som är viktig. Något som också till stor del påverkar ljudupptagningen och ljudkvalitén är rummets egenskaper. Hårda parallella ytor såsom betong och glasväggar gör att det blir mycket efterklang i rummet. Det vill säga att ljudet studsar omkring och hänger kvar i rummet en liten stund efter det att det har lämnat ljudkällan. Givetvis så blir detta förvirrande för mikronen oavsett prisklass och resulterar i att det låter som om du sitter i en låda och pratar. För att få en bättre ljudmiljö är det tänkbart att rummet behöver kompletteras med någon form av ljudabsorberande produkter i textil såsom; gardiner, mattor eller ljudabsorberande väggelement.
Andra saker som är viktiga att tänka på är den mänskliga faktorn. Småprat, slammer eller att prata i mun på varandra är saker som man verkligen behöver tänka på att undvika i videomöten, lyckas man med det så blir det lättare för utrustningen att ta upp ljud och bild eftersom den bara behöver fokusera på en sak i taget. Det gäller också att se till att till exempel bordsmikrofonen inte blockeras av att alla mötesdeltagarna sitter med sina datorer öppna och ”pratar rakt in i skärmen” för då studsar stora delar av ljudet bort från mikrofonen. Eller att mikrofonen på något att sätt skärmas av.
Med andra ord så är mikrofonen en av de viktigaste komponenterna för mötesupplevelsen. Den kan ha många olika skepnader och installeras på många olika sätt. Med det fina i kråksången är att du slipper tänka på det – för det gör ju vi.
Kamera
Videokonferens heter det ju. Så det behövs ju också en kamera, men helt ärligt är den inte lika viktig som mikrofonen.
Det finns en uppsjö av kameror, allt från några hundralappar till tiotusentals kronor. De kan vara motorstyrda med funktioner som lokaliserar talaren (tracking) och zoomar in på denna eller en helt statisk kamera som bara stirrar rakt fram.
När det gäller alla tekniklösningar så ska det vara enkelt att använda och videokonferensutrustningen är inget undantag. Är det någonting som kan ställa till problem så är det en kamera som är för avancerad i förhållande till vad den ska användas till.
I många fall är det smart att fundera på vilken teknisk nivå som användarna av konferensrummet har. Är man väldigt teknisk bevandrad så kan tracking-funktionen ge en extra dimension till mötet, men om man inte har en aning om varför kameran ”hoppar fram och tillbaka” eller vet hur man stänger av det, så kan det ge motsatt effekt.
Vi tänker alltid ett extra steg i våra installationen. Redan i behovsanalysen tänker vi också på hur anläggningen ska kunna fungera i nästa steg, till exempel om ni i framtiden skulle vilja uppgradera någon del. Till exempelvis en bättre kamera när ni har blivit fullblodsproffs på videomöten.
Även här påverkar rummets egenskaper valet av utrustning. Till exempelvis så kan ljusinsläpp från stora fönster i västerläge skapa motljus i kameran och så sluter automatiskt linsen. Vilket får till följd att bilden blir väldigt mörk även att rummet är proppfullt med solljus.
Många deltagare ansluter till mötet med avstängd kamera och sätter inte heller på den under hela mötet, ett beteende som tidigare var lite mer accepterat än vad det numera har blivit. Det kan ju så klart finnas anledningar såsom dålig uppkoppling och begränsad bandbredd men man kan i sådana fall ha kameran i gång i början och i slutet av mötet, samt slå på den när man ska prata. För i ett videomöte finns den stora fördelen att vi även kan tolka kroppsspråk. Så slå på kameran och visa dig!
Högtalare
Sista delen i det här blogginlägget är högtalare. Även här finns en stor variation i utrustning. Ett par aktiva högtalare framme vid skärmen eller fyra par infällda högtalare i innertaket?
Givetvis så får du en avsevärt mycket bättre ljudbild i det senare alternativet men det förstnämnda kanske är fullt tillräckligt i vissa fall. Och det handlar uteslutande om rummets egenskaper (längd, bredd, takhöjd och akustik) vilket alternativ som passar bäst.
Spridningen av ljudet är den faktor som är enskilt viktigast, storlek och effekt kommer i andra hand. För det spelar ju ingen roll att högtalaren är väldigt effektfull om ljudet riktas åt det hållet där du inte sitter. Eller om det är väldig lågt i tak så att ljudet från takhögtalaren inte hinner sprida sig innan det slår i bordet och studsar vidare.
I alla situationer när ljud ar inblandat så är efterklangen viktig, det vill säga den tid som ljudvågorna lever kvar i rummet från de att dem har uppstått till dess att dem dör ut. Bra högtalare med bra spridning i ett rum som kan liknas vid en resonanslåda ger med största sannolikhet ingen supernöjd användare.
Problem med efterklang och dålig akustik i övrigt kan oftast enkelt avhjälpas med textila ljudabsorberande material, såsom mattor, gardiner och ljudabsorbenter som monteras antingen på vägg eller i taket.
Att få en bra spridning på ljudet är lätt för våra installatörer att räkna ut, så att dem som sitter längst fram slipper bli lomhörda och dem som sitter längst bak faktisk hör vad som sägs. Om rummet har dålig akustik så har vi koll på det också och kommer att förslå enkla åtgärder för att få en så bra ljudupplevelse som möjligt.
Avrundning del 1
Nu har jag gått igenom de tre första delarna som är viktiga i ett digitalt möte. I del två kommer jag att gå igenom bland annat bild och skärm, styrsystem och installation. Fram tills dess är du välkommen att höra av dig till mig eller mina kollegor om du vill ha hjälp med ert mötesrum.
Jonas Förberg
Kundansvarig och Specialistsäljare Mötesteknik
Midcon AB
