fbpx

Blogg

Tips för ett bra möte

Vi svenskar älskar möten! Ibland har vi möten bara för att planera andra möten.
Det är egentligen inte något fel på att ha möten men det är samtidigt viktigt att tiden som läggs ner kommer till nytta och används på ett effektivt sätt.

Här kommer tips på vad som är bra att tänka på för att hålla bra och effektiva möten.

Planera mötet

Den som bjuder in till mötet är ansvarig för att planera och sätta upp mål för mötet. Mötesdeltagare ska redan vid inbjudan få veta förutsättningarna för mötet. Vad som ska diskuteras, vad som ska beslutas om. Vad som förväntas komma ut av mötet.
Skicka ut en agenda för mötet vid inbjudan så att deltagare har möjlighet att förbereda sig. Kanske är det något deltagaren förväntas ta med sig eller fundera kring. Det är enklare att vara engagerad mötesdeltagare om förväntningarna är uttalade från början.

Vem ska vara med på mötet

Ett möte tar tid ifrån något annat. Fundera kring vilka personer som verkligen har nytta av att närvara.
Utgå ifrån agendan och målet med mötet, vilka personer är bäst lämpade för att lösa uppgiften. Om mötet handlar om att fatta beslut så är det i många fall enklare att vara en mindre grupp.
Tänk på att det sammantaget går åt minst fem timmars arbetstid om fem kollegor sitter i ett entimmes möte.
Ibland kan ett mail ersätta ett möte som enbart handlar om att förmedla information. Det är det mest effektiva för alla!

Starta i tid

Mötet startar egentligen innan mötet. Oavsett om det är ett digitalt eller fysiskt möte så är det viktigt att i god tid vara förberedd. Se till att alla tekniska hjälpmedel är inkopplade och fungerar. Testa ljud och bild så att ingen behöver vänta när väl mötet är igång.
Är du mötesdeltagare bör du vara på plats ett par minuter innan så att mötet kan börja vid utsatt tid. Det samma gäller vid digitala möten där du även behöver kontrollera din egna teknik innan.

Ta en paus

Är det ett längre möte så kom ihåg att ta en paus. Låt folk gå på toaletten, ringa ett samtal eller röra på sig.
En mötesdeltagare som har fokus på annat tillför ingenting.

När diskussionen tar en avstickare

Det finns tillfällen när diskussionen börjar handla om något helt annat än dom förutbestämda ämnena. Då är det viktigt att värdera om det är av nytta för övriga deltagare eller om det bara upptar tid för dom som inte är med i diskussionen. Låt istället berörda personer fortsätta vid ett annat tillfälle. Det är viktigt att alla har fokus på agendan och målet med mötet. Våga vara tydlig med att mötet är till för aktuella ämnen.

Respektera mötet

Var tydliga med vilka regler sätter ni upp för mötet. Är det ok att släppa fokus från mötet och kolla i telefonen, svara på mail eller kanske till och med svara på samtal? Ska locket på datorn vara stängt? Var närvarande.
Är mötet digitalt så fundera på ljud som kommer ifrån dig och din närhet. När du mest lyssnar är det lämpligt att stänga av mikrofonen.

Mötesanteckningar

Anteckna viktiga delar av mötet. Beslut, eventuella åtgärdspunkter och överenskommelser ska med fördel skickas ut till alla deltagare kort efter mötet. Vem ska göra vad och när. Det gör uppföljningen mycket enklare och mötesdeltagaren känner en större delaktighet.

Avsluta mötet

Kom ihåg att hålla tiden även vid avslut. Alla mötesdeltagare har avsatt tid för att vara med på mötet och har säkerligen andra åtaganden som tar vid efteråt.
Avsätt en stund innan mötet avslutas för att sammanfatta och gå igenom anteckningar, beslut och åtgärdspunkter så att alla berörda är överens och inget är glömt.

Midcon kan mötesrum

Vi på Midcon hjälper er med att inreda era mötesrum med teknik som möjliggör effektiva möten. Låt oss ta hand om tekniken så att ni kan koncentrera er på annat.
Låt oss mötas mer effektivt!

Johan Larsson
Chef Affärstöd & Erbjudande
Midcon

Förbered dig för morgondagen redan idag!

Hör av dig till oss så hjälper vi dig!

Förbered dig för morgondagen redan idag!

Fyll i dina uppgifter så hör vi av oss!