Lär dig mer om Mötesteknik del 2 - Midcon

Blogg

Lär dig mer om Mötesteknik del 2

Uppdaterad 10 december, 2021

Välkomna till del 2 av miniserien om Mötesteknik. Del 1 finns att läsa här.

Displayer 

Projektor, TV eller skärm? Inte helt lätt att välja. Men jag ska försöka gå igen alla tre utifrån våra erfarenheter.

Projektorn var den absolut vanligaste enheten som du hittade i ett konferensrum för ett par år sen. Men den har de senaste åren minskat i betydelse. Idag har dock projektorn fått förnyad relevans när lampprojektorn ersatts av laser- LED. Laser-LED ger en ljusstark och klar bild som främst används när man vill ha större display än 86”.

När man står inför valet mellan skärm och TV så är det viktigt att tänka på följande. 

TV är i första hand en konsumentprodukt och är tänkt för användning i hemmamiljö medan skärmar är tänkt i en arbetsmiljö. Skärmen är avsedd att tåla de påfrestningar som finns i konferensrum och kontorsmiljöer med långa driftcykler och många timmars bildvisande.

Den största skillnaden är garantin, en TV har oftast ett års garanti och måste skickas in för reparation vilket sedermera resulterar i att konferensrummet blir utan display under reparationstiden. En skärm har däremot 3 års på platsen garanti, vilket innebär att om skärmen inte kan repareras på plats har reparatören med sig en utbytesenhet så att du kan fortsätta använda konferensrummet under reparationstiden.

Den smarta touchskärmen gjorde sitt intåg på allvar för några år sedan och är ett frekvent inslag i vår leveranser. En smart touchskärm lämpar sig mycket bra i möten där man vill interagera med motparten genom att rita och skriva samtidigt i ett dokument. Den smarta touchskärmen passar väldigt bra i miljöer där några deltagare befinner sig i konferensrummet och några befinner sig på distans.

Den smarta touchskärmen ersätter också den traditionella whiteboarden, nu slipper ni skriva av eller fotografera ytan innan den suddas ut. Nu blir ytan digital och du skapar med enkelhet en ny vit yta utan att ta bort den gamla. När mötet är klart så skickar du iväg alla anteckningar digitalt.

Det finns även möjlighet att integrera den smarta touchskärm direkt med Microsoft 365 vilket gör att man enkelt loggar in på sitt konto från skärmen och får tillgång till mail, OneDrive och SharePoint. Allt för att mötet ska gå så smidigt som möjligt.

Plattformar

Plattformarna för videomöten är många, den vanligaste vi jobbar med är Microsoft Teams. Oavsett vilken ni vill använda er av så finns det två olika underalternativ, Room-lösning eller Bring Your Own Device (BYOD). Room-lösningen gör mötesrummet till en egen deltagare som du bjuder in till mötet. När det är dags att starta mötet så gör du det från mötesrummet. Bara klicka på touchdisplayen på bordet så är du igång. Du behöver inte ha med din egna dator.

Det finns många fördelar med en Room-lösning. En fördel som sticker ut är det faktum att systemet är förinställt på att använda högtalare, mikrofon och kamera ifrån konferensrummet. Detta förebygger de problem som kan uppstå när du har med dig din egen dator och måste ställa in att den ska använda konferensrummets kamera, högtalare, och oftast även mikrofon. Dessutom får du ett förenklat bokningssystem i och med att du kan boka rummet direkt i din kalender i Outlook.  

BYOD eller Bring Your Own Device innebär kort och gott att man har med sig sin egen dator och kopplar in den i systemet för att få tillgång till ljud och bild. Detta system är lite mer flexibelt eftersom du inte är hänvisad till någon specifik plattform utan det är avhängt på vilken mötesklient som användaren har. Microsoft Teams, Zoom, Google Meet med flera. Nackdelen med BYOD är att det är användaren som behöver koppla in allt och göra inställningar. Det kan innebära problem ge mötet en dåligt start.

Systemen kan i grunden innehålla samma typ av kamera, högtalare och mikrofon men det är i ”änden på sladden” som skillnaden finns, antingen sitter här en kontakt för att plugga in i den egna datorn. Eller en touchpanel där du enkelt startar upp till möte.   

Styrsystem  

Fyra fjärrkontroller! Inte alls ovanligt!. Var är fjärrkontrollen till ljudet? Någon har ändrat ingångsvalet på skärmen så att den fortfarande är svart när jag kopplar in min dator. Känns det igen?

Ibland blir det stora installationer med många komponenter, detta medför naturligtvis många enheter som behöver styras. Med fjärrkontroller kan det bli både svårt och fel vilket går stick i stäv med hur tanken var från början. I dessa lägen är styrsystemet räddaren i nöden. 

Styrsystemet är en touchpanel eller en liten knappsats där man på ett förenklat sätt styr anläggningen. Vi lyfter över de funktioner som behövs för det dagliga användandet från fjärrkontrollen till styrsystemet vilket bidrar till högre användarvänligt och minimerar risken för feltryckningar. Behovet av fjärrkontroller försvinner helt! Ett bra styrsystem är helt ovärderligt i konferensrum med många olika användare och många olika nivåer på teknikmognad.    

Installation och estetik 

Dags för leverans!  

När utrustningen ska installeras kan ingenting lämnas åt slumpen. Kablarna ska installeras och förläggas snyggt och ordentligt i kabelkanaler överallt. Detta är viktigt både ut estetisk synpunkt samt för att skydda kablarna från onödigt slitage och för att minska snubbelrisken. 

Vi på Midcon har egna installatörer som jobbar varje dag med att installera mötesteknik

Ett litet tips på temat estetik är att fundera på hur den delen av konferensrummet ser ut där kameran pekar. Inga kartonger eller hängande sladdar? Ingen skrivtavla med företagshemligheter? En företagslogotyp här istället gör att allt kommer upp en nivå i proffsighet gentemot dina kunder och samarbetspartners.    

Serviceavtal    

Med serviceavtal från Midcon så lägger vi till ett extra lager av driftsäkerhet till ditt konferensrum. Vi besöker dig flera gånger per år för att säkerställa att programvaror är uppdaterade, vi kontrollerar att alla kablar och anslutningar är hela samt testkör anläggningen, allt för att du ska slippa ovälkomna driftstopp. 

Alternativen är som sagt många och alla konferensrum ser oftast lite olika ut. Oavsett om du har ett litet konferensrum för fyra personer eller om du ska utrusta en hörsal för 400 personer, hjälper vi dig att ta fram en bra och användarvänlig lösning.

Avslut del 2

Det var den sista delen i miniserien om Mötesteknik. Det är många delar som ska passa ihop och det är där Midcon kommer in i bilden. Vi hjälper dig att navigera i denna djungel och tar fram lösningsförslag som passar dina behov.

Ta kontakt med mig eller någon av mina kollegor för att komma vidare med din mötesteknik. Vi träffas gärna över en kaffe, hos dig, hos oss eller över t.ex. Teams. Vi brinner för att omsätta teknik till praktisk affärsnytta och skulle älska att hjälpa just ditt företag.

Jonas Förberg
Kundansvarig och Specialistsäljare Mötesteknik
Midcon AB

Förbered dig för morgondagen redan idag!

Hör av dig till oss så hjälper vi dig!

Förbered dig för morgondagen redan idag!

Fyll i dina uppgifter så hör vi av oss!