Det är tyvärr tuffa tider för många företag just nu. Vi hör på marknaden att många har behov av att se över sina kostnader och det är fullt förståeligt med tanke vad som händer i världen.
Vi vill ge våra bästa tips av hur man kan kapa IT-kostnader, men även hur smart teknik kan bidra till kostnadsminskningar.
Vår erfarenhet säger att det finns flera områden företag inte betalar optimalt i förhållande till funktionalitet.
Vi vill ge dig konkreta råd om vilka områden du bör agera på för att få kostnadsbesparingar på plats som snabbt ger effekt.
Telefoni
Många gånger har företag telefon och abonnemang som en månadskostnad. Tänk på att du har en dold avbetalning på telefonerna genom dessa abonnemang. När abonnemangens bindningstid gått ut kan du ofta minska abonnemangskostnaden väsentligt genom att förhandla om avtalet. Kan du övervintra med befintliga telefoner en tid fås en omedelbar kostnadsminskning. Går förhandlingen trögt, titta på att byta operatör. Det finns operatörer som erbjuder i princip obegränsat med datatrafik och samtal.
Internet
Att se över internetabonnemang är ofta en väldigt lönsam aktivitet. Det finns flera vägar att gå för att uppnå kostnadsminskning. Den enkla vägen är att erbjuda din nuvarande leverantör en avtalsförlängning mot att du får en lägre månadskostnad. Att förnya avtalet på 24, 36 eller 48 månader kan ge stor rabatt. Du kan också undersöka om andra leverantörer kan leverera till ditt kontor. Har du flera kontor rekommenderar vi starkt att man har samma leverantör till samtliga adresser. Utöver att du kan pressa priset mer genom att bli en större kund kan även tekniska fördelar nås. Har man flera kontor bör man pröva tanken att koppla ihop dessa i ett så kallat WAN. Det kan innebära att du slipper ha brandväggar på varje ort. Att kapa behovet av brandväggar kan påverka dina IT-kostnader väsentligt, samtidigt som du får en bättre lösning.
Klienter
Ett vanligt misstag mindre företag gör är att köpa olika märken och typer av datorer. Att standardisera är vägen för att hålla nere IT-kostnaderna. Varför? Att ha en uppsjö med olika datorer kostar ofta mer tid när det kommer till underhåll. Genom en standardiserad miljö kan användarna också hjälpa varandra och dela infrastruktur som t.ex. dockningsstationer till bärbara datorer. Har du en aktivitetsbaserad arbetsplats kan det vara en god idé att sätta upp arbetsplatser med skärmar och dockor. När användarna har behov av att arbeta med sin dator dockas denna helt enkelt in. Detta är inte praktiskt möjligt om man har många olika typer märken och modeller. Håll det enkelt och bygg på 1-2 modeller inom hela bolaget. Välj modeller med lång livscykel. Då är det möjligt att komplettera med fler datorer i efterhand och ändå få samma typ av anslutningar.
Ofta ligger datorer under brytpunkten för vad man kan lägga upp som inventarier. Det innebär att man kan behöva direktavskriva datorer vilket tynger resultat i en enskild månad. Därtill tär det likviditet. Att köpa datorer som tjänst är ofta mer fördelaktigt.
Servrar
Har du servrar kvar på kontoret? Om svaret är ja på den frågan, titta över detta. Servrar står ofta mindre säkert och kräver kylutrustning som i sin tur fordrar underhåll och drar ström. Kanske du till och med har ett gammalt backupsystem där någon på företaget behöver byta backupband och förvara dessa. Därtill behöver du byta server vart 3-5 år vilket kan innebära stora investeringar. När man köper IT på detta sätt blir det nästan omöjligt att köpa rätt kapacitet. Ska du klara en tillväxt behöver du köpa något nummer större server som du kan växa in i över tid. Blir det fel här får du antingen uppgradera till stora kostnader under resans gång eller finner du i slutet av servern livscykel att du köpte för stort och aldrig växte in i lösningen. Oavsett blir det långt ifrån en lösning som matchar dina behov för stunden. Vi rekommenderar att man köper sin serverkapacitet i molnet på kran. Du skall bara behöva betala för exakt den kapacitet du behöver just nu. Skaffa en flexibel lösning där du kan gå upp men kanske ännu viktigare i dessa tider kunna gå ner om dina behov minskar. Kostnaderna skall följa ditt nyttjande med stor korrelation för att du skall vara nöjd.
Mobilt arbetssätt
”Jag måste in på kontoret för att skriva ordern”. ”Jag måste in på kontoret för att avrapportera jobbet”. Trots att det är år 2020 hör vi ofta den här typen av saker. Att införa stöd för mobila arbetssätt ger ofta högre effektivitet men också lägre resekostnader. Istället för att behöva åka in till kontoret för att utföra uppgifter, låt dina medarbetare göra det från hemmet, från bilen eller från era kunders kontor.
Videomöten
Så här i coronatider har graden av möten som sker över video ökat lavinartat. Det är naturligt att ta till tekniken när vi inte just nu kan träffas fysiskt på samma sätt som tidigare. Men även långsiktigt finns det skäl för att se över möjligheterna till videomöten. Behöver ni verkligen flyga för att ta det där mötet? Behöver ni åka alla de där milen för ett kortare möte? Vi menar inte att vi skall sluta flyga eller sluta träffas fysiskt. Men tänk till, res när ni måste och använd tekniken för alla andra möten. Fundera på i vilka lägen det är värdefullt att träffas fysiskt och när det går att använda video. Fundera på vad det kostar totalt att genomföra resor. Biljetter och bränsle är en sak men väg även in arbetstiden och dess kostnader.
Tekniken för videomöten har blivit väldigt kostnadseffektiv och enkel att använda. Det är en dramatisk prisreduktionen på tekniken och därtill har användarupplevelsen blivit mycket bättre. Ofta kan man räkna hem investeringen på att undvika några fåtal resor per år.
Tekniken har också blivit mer tillgänglig. Idag går det alldeles utmärkt att genomföra ett mindre videomöte med Teams som är en produkt som ingår i Microsofts Office 365 som för övrigt är en väldigt bra produkt.
Licenser
Vi ser ofta att företag har många olika typer av licenser för sina verksamhetsprogramvaror. Ett starkt råd är att se över hur ni licensierar er. Många gånger går att uppnås stora kostnadsminskningar som får omedelbar effekt. Det finns många gånger möjligheter till att köpa licenserna som tjänst och därmed undvika stora engångsinvesteringar som tär på likviditeten. En stor fördel är ofta att programvaror som tjänst i regel inkluderar löpande uppdateringar vilket gör att du har tillgång till senaste versionerna och därmed borgat för högsta effektivitet.
Många företag har gått över till Office365 och tillhör du fortfarande den skaran som köper och investerar i Officelicenser råder vi dig att sluta med det. Du får betydligt mycket mer funktionalitet och bättre pris över tid genom att prenumerera på Office365. Har du många ebonnemang kan man få rabatt i förhållande till Microsofts listpriser.
Dokument
Har du som många andra företag en ”kopiator” på kontoret? Se över hur ditt avtal ser ut. Det har på kort tid hänt mycket på marknaden och produkterna är mer driftsäkra och kräver mindre service. Det skall du tjäna på. Ofta är dessa ”kopiatorer” finansierade och det kan finnas skäl till att säga upp dessa avtal så de inte riskerar att gå till förlängning. En ny modern multifunktionsskrivare ger dig mycket mer funktionalitet och därmed effektivitet. Du kan bland annat scanna dokument direkt till Office365 med en modern enhet. Men kanske det viktigaste i dessa tider är att du kan spara pengar!
Kostnader för konsultstöd
Behov av konsultstöd inom IT har de allra flesta företag. Allt från några få timmar per månad till heltid och större projekt.
Ett konkret råd är att se över hur många timmar ditt företag faktiskt köper. Försök samordna det i ett avtal istället för att köpa timmar ad hoc. Vi på Midcon erbjuder till exempel Driftstöd som tjänst. I den tjänsten kommer vi överens om att vi skall vara på plats hos dig en viss mängd tid och på ett visst sätt. Till exempel, varje onsdag är vi hos dig mellan kl. 09-12. Då gör vi periodiskt underhåll på system men vi finns även där för användarfrågor och stöd. Det som inte är akut samlas ihop till denna tid och så hanterar vi det. Många arbetsuppgifterna går också att utföra på distans.
Vad är då vitsen? Jo, kan vi planera vår tid optimalt kommer du spara pengar. Genom att schemalägga stödet erhåller du ofta ett bättre pris per timme jämfört mot att köpa strötimmar.
Hur går jag vidare?
Jag hoppas dessa konkreta exempel på områden med besparingspotential har fått dig inspirerad. Naturligtvis hjälper vi gärna dig och ditt företag med en översyn av dina avtal. Vi hjälper dig att identifiera vad som ger störst effekt hos just dig.
Nästan alltid kan vi se till att dina kostnader går ner väsentligt. Och skulle vi inte kunna det kan du luta dig tillbaka med vetskapen om att du betalar rätt. Skicka ett mejl oss på kontakt@midcon.se så tar vi kontakt snarast.
Vill du läsa mer om vilka tjänster vi tillhandahåller, se vårt erbjudande
Varmt välkommen till Midcon och var rädd om dig!
Andreas Paulsson
VD, Midcon
